Abre y cierra el turno sin hacer cuentas
La regla es una sola y no se olvida: al abrir el turno se anota el efectivo que ya está en el cajón, nada más. No se anota lo que se piensa cobrar ni una meta.
Al cerrar, quien hace el corte cuenta todo el efectivo que hay en ese momento. El sistema ya sabe cuánto debería haber (el fondo, más lo cobrado en efectivo, más las entradas y menos las salidas que se anotaron) y te dice si cuadra, falta o sobra. Si sacaste dinero para comprar algo del spa, se anota como salida de efectivo y entra en la cuenta.
El resumen de cada corte puede llegar por WhatsApp a uno o varios números, por ejemplo al de recepción y al de la dueña. Si WhatsApp falla, el corte queda guardado igual.
Cobrar como paga una clienta de spa
Todo cobro nace de una cotización, aunque sea de un solo renglón armada al vuelo. Hay tres caminos para llegar:
- Desde la cita del día, con el botón «Cobrar».
- Desde la ficha de la clienta, en Finanzas.
- Con el cobro exprés, desde la agenda o la caja, para cobrar rápido una cita o una venta de mostrador.
Si paga una parte en efectivo y otra con tarjeta, se divide el pago dentro del mismo cobro. Si tienes más de una terminal, cada una puede tener su nombre para que el reporte diga cuánto entró por cada banco.
Para apartar una cita, la clienta puede dejar un anticipo: entra al corte del turno en que se recibe y, el día del servicio, el cobro descuenta lo que ya dejó para no cobrar de más. Si pagó todo por adelantado, ese día se registra el servicio sin cobrar nada.
Y al marcar una cita como atendida, el sistema pide que ya haya un cobro o que elijas el motivo (ya estaba pagado, cortesía, queda a deber…). Así ningún servicio hecho se queda sin cobrar por olvido.
Lo que gana cada profesional
En la caja del día, con dos o más profesionales, ves una tabla por profesional con lo que cobró cada una. Y si cada quien maneja su propio cajón, existe la opción de cajones separados, cada uno con su fondo y su cuadre.
Para pagar comisiones, la pantalla que más se usa es Reportes Financieros → Producción: por semana, quincena o mes, lo cobrado por cada profesional (servicios y productos) y, si tu spa usa comisión fija por servicio, la comisión calculada de cada quien. Tiene una vista de detalle sin montos para imprimir y entregar, y todo se exporta a Excel.
La comisión se puede calcular de dos maneras, y tu spa elige una para todo el negocio:
- Por servicio cobrado, lo normal: sale de lo que efectivamente entró.
- Por sesión atendida, pensada para spas con paquetes: la profesional gana su comisión cada vez que atiende una sesión, aunque la clienta haya pagado el paquete por adelantado.
Si vendes paquetes, revisa cómo se cuentan en el control de paquetes de sesiones.
Venta de productos en la misma caja
Con «Nueva venta», desde el botón de nueva cita de la agenda, cobras un producto o un servicio sin cita. Eliges quién hizo la venta (o «Clínica», si nadie debe comisionar) y la venta entra al turno como cualquier otro cobro. En el reporte de producción los productos se ven junto a los servicios de cada profesional.
Recibo por WhatsApp y factura
Cada pago puede mandarle a la clienta su recibo por WhatsApp, a mano o en automático si lo enciendes. Para facturar, al cobrar marcas si pidió factura y el pago queda en Pendientes de facturar con su constancia fiscal a la mano. AgendaSpa no timbra CFDI: el timbrado lo haces con tu sistema de facturación de siempre.