La ficha de cada clienta
La ficha se crea sola la primera vez que agendas a una clienta: basta con su nombre y su teléfono. Si el teléfono ya existe, el sistema pregunta si es la misma persona o alguien que comparte el número, para no partir su historial en dos.
Dentro, la información se organiza en pestañas:
- Ficha: datos personales y antecedentes (alergias, medicamentos, cirugías previas y consideraciones especiales). Tu spa puede activar campos extra, como procedimientos estéticos previos o valoración inicial, y decidir cuáles son obligatorios.
- Expediente: las notas de cada sesión y los documentos de la clienta.
- Finanzas: cotizaciones, pagos, datos fiscales y paquetes de sesiones.
- Citas: sus próximas citas y el historial, con lo que se cobró cada día.
- Actividad: una línea de tiempo con citas, pagos, servicios y fotos.
Arriba siempre ves su foto, si la tiene, y avisos importantes, como una alerta médica.
Que la clienta llene sus datos antes de llegar
Para no teclear todo en recepción, desde la ficha le mandas a la clienta un formulario por WhatsApp que llena desde su celular: información de contacto, datos personales y antecedentes. El enlace dura 48 horas, y lo que contesta se pasa solo a su ficha sin borrar lo que tú ya tenías.
Si tu spa trabaja con historia clínica de estética, se puede activar una versión ampliada del formulario, con hábitos, tratamientos previos y tipo de piel, que termina con una declaración y la firma de la clienta. Esa historia se imprime o se firma en tableta como un documento de varias hojas.
Lo que se hizo en cada sesión
En Evolución se juntan las notas de cada sesión, de la más reciente a la más antigua, con su fecha, quién la escribió y la cita a la que pertenece. Recepción también puede dejar una nota al cerrar cada atención. Si tu spa tiene activadas las imágenes, en el mismo expediente se guardan fotos de valoración y de evolución, desde la galería o tomadas con la cámara.
Consentimientos firmados y archivados
AgendaSpa trae cinco consentimientos básicos para spa: depilación láser, toxina botulínica, ácido hialurónico, peeling químico y masaje corporal. Cada uno tiene contraindicaciones para marcar, cuidados y una autorización opcional para fotos. Los textos son una base: cada spa debe revisarlos y confirmar que se ajustan a sus tratamientos antes de usarlos.
Se emiten desde Documentos: buscas a la clienta, eliges el consentimiento y llenas los datos. Hay tres maneras de firmar:
- En papel: se imprime con las líneas de firma en blanco.
- En tableta: la clienta lee el documento página por página, firma con el dedo y marca que lo leyó. Queda guardado con la firma dentro.
- Desde su celular: le mandas un enlace de un solo uso que vence en 48 horas; lo lee, firma y descarga su copia.
Todo consentimiento queda archivado en la ficha de la clienta, con su nombre y si se firmó. La firma de la profesional solo aparece cuando la clienta también firmó en tableta o por enlace, para que nadie firme por ella sin estar.
Quién ve qué
Cada persona entra con su propio usuario. Recepción opera el día sin ver tus reportes de dinero si así lo decides, y una profesional con acceso externo solo ve su agenda y a sus clientas, sin la pestaña de Finanzas.
La misma ficha es la que alimenta tus mensajes para recuperar clientas que no han vuelto y el cumpleaños de cada una.