Dos cuentas que se confunden fácil
En un spa que vende paquetes (depilación por zonas, radiofrecuencia, una serie de faciales) hay dos preguntas que se hacen todo el tiempo y que no tienen la misma respuesta:
- ¿Cuántas sesiones lleva?
- ¿Cuánto ha pagado?
Una clienta puede ir en su cuarta sesión y haber pagado solo la mitad, o haber pagado todo el primer día y tener cinco sesiones sin agendar. Si las dos cuentas viven en la misma libreta, tarde o temprano alguien cobra de más o regala una sesión. AgendaSpa las lleva por separado y te enseña las dos juntas.
Vender el paquete
Al vender un paquete se arma una sola cotización por el total. Desde ahí tienes dos caminos:
- Cobrarlo completo de una vez, con el botón de pagar completo.
- Ir registrando abonos sobre esa misma cotización conforme la clienta va pagando. No se crea una cotización nueva por cada pago.
El cobro pasa por la caja como cualquier otro, en efectivo, tarjeta o transferencia, y si paga una parte de cada forma se divide en el mismo cobro.
Si la clienta deja un anticipo para apartar una cita que pertenece a una zona de su paquete, ese anticipo cuenta como saldo a favor del paquete.
Cómo avanza, sesión por sesión
El sistema cuenta las sesiones consumidas con las citas atendidas ligadas a cada zona o servicio del paquete. No hay un contador que alguien tenga que mover a mano: se marca la cita como atendida y la sesión queda contada.
En la ficha de la clienta, en la pestaña Citas, arriba de sus citas, la tarjeta Paquetes de sesiones te enseña cada paquete con su avance por zona o por servicio («2 de 6»), cuánto ha pagado, el saldo y el número de pagos, con un botón para cobrar o pagar completo. Cuando ya no queda saldo pendiente aparece el chip «Liquidado» con el monto. En la línea de tiempo de la clienta hay además un filtro para ver solo las sesiones de paquete.
Las sesiones en la agenda
Las sesiones se agendan como cualquier cita, en su cabina y con su profesional. Si el tratamiento va en días fijos (por ejemplo, cada martes), tu spa puede activar el agendado de varias sesiones a la vez: llenas la primera, eliges los días y el total, y el sistema crea todas o ninguna, revisando antes que ninguna fecha choque. A la clienta le llega un solo WhatsApp con la lista. Después, cada sesión se mueve, se cancela y se cobra por separado.
Y la comisión de quien atiende
Los paquetes son justo el caso en que la comisión se complica: si la clienta pagó todo el primer día, ¿cuándo gana la profesional? Por defecto, la comisión sale de lo cobrado. Para spas con paquetes existe la configuración alterna de comisión por sesión atendida: la profesional genera su comisión cada vez que atiende una sesión, con el valor de catálogo del servicio, aunque ese día no entre dinero. Cuál de los dos modelos usa tu spa se decide una vez para todo el negocio, no cobro por cobro. El detalle está en caja y comisiones por profesional.
Lo que conviene saber
- En un spa los paquetes de sesiones vienen encendidos desde el inicio.
- La comisión por sesión atendida también es una configuración que activamos nosotros, no un interruptor dentro del sistema.
- El sistema no inventa sesiones ni precios: el paquete lleva el servicio y el total que tú le pones.