Qué le llega a tu clienta
Un día antes de su cita, tu clienta recibe en WhatsApp un mensaje corto con su nombre, la fecha y hora de su cita y la profesional que la atiende, y debajo la pregunta «¿Asistirás a tu cita?» con tres botones:
- ✅ Sí, asistiré
- ❌ No podré asistir
- 📅 Quiero reagendar
Le llega desde el número de tu spa, el mismo con el que ya le escribes, así que sabe de quién es. Si la misma clienta tiene dos servicios el mismo día (un masaje y luego un facial, por ejemplo), recibe una sola encuesta con sus horas, no dos mensajes casi iguales.
Qué pasa con cada respuesta
Con el WhatsApp del spa conectado, el voto se registra solo en la agenda:
- «Sí, asistiré» confirma la cita y la clienta recibe un «¡Cita confirmada!» con los datos de su cita.
- «No podré asistir» o «Quiero reagendar» cancelan la cita para que el espacio quede libre. Es una cancelación que se puede deshacer, y al WhatsApp del spa llega el aviso de que la clienta canceló o pidió otra fecha.
- Si responde escribiendo en lugar de tocar un botón, ese mensaje no se lee solo: lo ves en el WhatsApp del spa y actualizas la cita tú.
Cancelar no es reagendar: el sistema no le busca otra hora. Ese hueco queda a la vista en tu agenda por cabina para ofrecérselo a otra clienta, y alguien de tu equipo le escribe para darle su nueva fecha.
Cuándo sale sola
En AgendaSpa la encuesta automática queda encendida desde tu alta. Se ajusta en Mi Spa → Avisos por WhatsApp, y la puedes apagar cuando quieras.
- El lote diario: a la hora que elijas, entre las 8:00 a.m. y las 12:00 p.m., salen las encuestas de las citas de mañana. El sábado también salen las del lunes.
- Citas de último momento: si marcas la casilla de citas de hoy y las que se agenden después de esa hora, la encuesta sale unos 10 minutos después de agendar, siempre que falten más de 3 horas para la cita.
- Horario cuidado: no se manda nada en domingo ni fuera de 8:00 a 20:00.
- Se salta las citas ya confirmadas, las que ya recibieron encuesta o ya se confirmaron por otro medio, las canceladas, las que no tienen teléfono y las clientas marcadas como «Prefiere llamada».
- Necesita tu WhatsApp conectado. Si se desconecta, la tarjeta lo avisa: no saldría nada hasta volver a vincularlo.
Hay un segundo interruptor opcional, «Recordatorio a quien no contesta»: si a las 4 horas no ha respondido, le llega otra encuesta que empieza con «Recordatorio» y le pide, con amabilidad, confirmar su lugar. Se manda una sola vez por cita y solo si faltan más de 6 horas.
Recepción sigue teniendo el control
Lo automático no le quita nada a tu equipo. En las listas de citas de hoy y próximas citas, cada cita sin confirmar sigue teniendo dos botones: uno manda la misma encuesta a mano y el otro marca la cita como confirmada cuando la clienta avisó por teléfono o en persona.
El sistema no duplica: lo que recepción ya mandó, el automático no lo repite. Al pie de la tarjeta de configuración, «Últimos envíos automáticos» te dice a quién le salió, para qué cita y qué contestó.
Y si quieres probarlo antes de tener clientas reales, ojo: el sistema no tiene modo de prueba. Una cita capturada con un teléfono real manda el WhatsApp de verdad, así que para practicar usen los teléfonos de tu propio equipo.
Lo que necesitas para empezar
- Un celular con WhatsApp normal para el spa. Se vincula una vez con un código QR, igual que WhatsApp Web, y no te saca de donde ya lo usas.
- Que siga con batería e internet. El teléfono se usa como siempre, pero si pasa mucho tiempo apagado WhatsApp puede desvincularlo.
- Un número dedicado al negocio, de preferencia, y no el personal de la dueña.
- El teléfono de cada clienta en su ficha: sin teléfono no hay encuesta.
Las clientas que piden su cita por la reserva en línea entran a este mismo circuito: aceptar su solicitud no la confirma, la encuesta del día anterior sí.