Un spa necesita pocos mensajes y bien escritos: el aviso al agendar (fecha, hora, profesional, dirección y política de cancelación), la confirmación un día antes con botones, un recordatorio distinto a quien no contestó, las indicaciones antes y después del servicio, la felicitación de cumpleaños y uno para recuperar a quien no ha vuelto. Cortos, con su nombre y negritas con un asterisco.
Qué mensajes necesita un spa (y quién los escribe)
Antes de redactar, conviene tener el mapa completo. Una cita en un spa pasa por pocos momentos, y en cada uno hay un mensaje que ayuda. Algunos los arma el sistema con un texto fijo; otros los escribes tú una vez y se mandan solos, y otros los manda tu equipo cuando hace falta.
| Momento | Mensaje | Quién lo escribe en AgendaSpa |
|---|---|---|
| Al agendar o mover la cita | Aviso con fecha, hora, profesional y dirección | Tú, en Plantillas de Mensajes |
| Un día antes | Encuesta «¿Asistirás a tu cita?» con botones | El sistema (texto fijo) |
| 4 horas sin respuesta | Recordatorio con otro texto | El sistema (texto fijo) |
| Al tocar un botón | Respuesta a la clienta según lo que eligió | El sistema |
| Antes del servicio | Indicaciones previas (no exponerse al sol, no depilarse con cera) | Tú, por servicio |
| Después de cobrar | Cuidados posteriores | Tú, por servicio |
| Su cumpleaños | Felicitación con imagen | Tú, en la pantalla de Cumpleaños |
| Cuando deja de venir | Mensaje para recuperarla | Tú, en una campaña |
A continuación va cada uno: los del sistema con su texto real, y los tuyos con un ejemplo editable para que lo adaptes a la voz de tu spa.
1. El aviso al agendar
Es el primer mensaje que recibe la clienta y el que más se lee después: lo vuelve a abrir cuando no recuerda la hora o la dirección. En AgendaSpa sale solo al crear o mover una cita, sin botones, y su texto se edita en Plantillas de Mensajes, con variables que se rellenan solas: @nombre, @apellido, @fecha, @hora, @direccion, @mapa y @telefono, además de la del nombre de la profesional.
Qué no puede faltar: fecha y hora, quién la atiende, dirección con enlace al mapa y tu política de cancelación en una o dos líneas.
Ejemplo editable:
🌸 ¡Hola, @nombre! Tu cita quedó agendada.
📅 *@fecha* a las *@hora*
📍 @direccion
@mapa
Si necesitas cambiarla, avísanos con al menos [X horas] de anticipación por este mismo WhatsApp.
¡Te esperamos!
Si un servicio tiene indicaciones previas, viajan dentro de este mismo aviso (lo vemos en la sección 5): no hace falta un mensaje aparte.
2. La confirmación un día antes
Este mensaje lo arma el sistema y su forma es fija, para que el voto de la clienta se pueda leer solo. Es una encuesta de WhatsApp: la clienta no tiene que escribir nada, solo tocar una opción. Así se ve, con el texto real que manda AgendaSpa (el nombre, la fecha, la hora y la profesional salen de la cita):
🌸 Cita - Mariana
📅 jueves, 22 de octubre - 11:00 a.m.
👩⚕️ Sofía Medina
¿Asistirás a tu cita?
✅ Sí, asistiré
❌ No podré asistir
📅 Quiero reagendar
Si la clienta tiene dos servicios el mismo día, la encuesta los junta en una sola, con una línea por hora y servicio, y pregunta «¿Asistirás a tus citas?».
Cuando recepción manda la confirmación a mano, con el botón de las listas de citas de hoy y próximas, la encuesta va acompañada de un texto previo que sí se edita en Plantillas de Mensajes. La encuesta en sí, con sus botones, es la misma.
En AgendaSpa esta encuesta sale sola desde tu alta, en un lote diario a la hora que elijas entre las 8:00 a.m. y las 12:00 p.m. Los detalles de horarios y de qué citas se saltan están en la confirmación de citas por WhatsApp.
3. El recordatorio a quien no contesta
Repetir el mismo mensaje parece un error. Por eso el recordatorio cambia la cabecera y la línea final, y conserva los mismos botones. Si encendiste «Recordatorio a quien no contesta», a las 4 horas sin respuesta le llega esto (texto real):
🔔 Recordatorio - Mariana
📅 jueves, 22 de octubre - 11:00 a.m.
👩⚕️ Sofía Medina
Disculpa la insistencia 🙏 Solo para asegurar tu lugar, ¿nos confirmas si podrás asistir? 😊
✅ Sí, asistiré
❌ No podré asistir
📅 Quiero reagendar
Sale una sola vez por cita y solo si faltan más de 6 horas. Si aun así no contesta, toca llamarle: en la guía de clientas que no llegan está la secuencia completa.
4. Lo que recibe la clienta al tocar un botón
Cada botón tiene su respuesta, para que la clienta sepa que su voto llegó. Estos son los textos reales (los asteriscos se ven en negritas en WhatsApp; el teléfono, la dirección y el emoji del cierre son los de tu spa).
Al tocar «Sí, asistiré»:
✅ *¡Cita confirmada, Mariana!*
Nos da mucho gusto que nos visite 😊
🗓️ *jueves, 22 de octubre*
🕐 *11:00 a.m.*
👩⚕️ *Sofía Medina*
📋 Masaje relajante
📍 *Ubicación:*
[dirección de tu spa]
Al tocar «No podré asistir»:
😔 *Lamentamos que no pueda asistir, Mariana*
Entendemos que a veces los planes cambian.
Si desea *reagendar su cita*, con gusto le ayudamos:
📞 *[teléfono de tu spa]*
💬 O envíenos un mensaje por aquí
¡Esperamos verle pronto! [emoji de tu spa]💙
Al tocar «Quiero reagendar»:
📅 *¡Entendido, Mariana!*
Vamos a ayudarle a reagendar su cita.
🗓️ Cita original: *jueves, 22 de octubre*
🕐 *11:00 a.m.*
👩⚕️ *Sofía Medina*
📞 Llámenos al *[teléfono de tu spa]*
💬 O envíenos un mensaje por aquí con sus horarios disponibles
¡Nos comunicamos pronto! [emoji de tu spa]
En los dos últimos casos la cita se cancela para liberar el horario y a tu WhatsApp llega el aviso. Fíjate en lo que promete el mensaje: «nos comunicamos pronto». El sistema no le da otra cita sola; si nadie de tu equipo le escribe, esa promesa queda en el aire.
5. Indicaciones antes y cuidados después
En un spa estos mensajes evitan problemas: la clienta que llega recién depilada con cera a su sesión láser, o la que se expone al sol después de un peeling. En AgendaSpa se configuran por servicio, una sola vez:
- Indicaciones previas. En el editor de cada servicio hay un campo para el enlace de indicaciones de antes. Si lo llenas, el enlace viaja dentro del aviso al agendar, como un bloque al final (texto real del encabezado):
📋 Antes de tu cita, revisa estas indicaciones: 👉 [enlace]
- Cuidados posteriores. En el mismo servicio puedes poner un enlace o subir una imagen con la lámina de cuidados. Al registrar el pago de ese servicio aparece la opción de mandarlos por WhatsApp; si subiste una imagen, a la clienta le llega directa, sin abrir ningún enlace. El sistema evita mandarle la misma guía a la misma persona dos veces en 48 horas.
El contenido de esas indicaciones lo escribe tu spa, según cómo trabaja cada servicio. Si no tienes lámina todavía, empieza por tus tres servicios más vendidos.
Ejemplo editable de texto para acompañar una lámina de cuidados:
@nombre, gracias por tu visita 🌸
Aquí tienes los cuidados para los próximos días. Si tienes cualquier duda, escríbenos por aquí.
6. La felicitación de cumpleaños
Es el mensaje más agradecido y el que menos trabajo da, porque se configura una vez. En AgendaSpa vive en su propia pantalla de Cumpleaños: ahí eliges la franja de horas en que se reparten las felicitaciones, el texto con @nombre y @apellido y una imagen. Ojo: la felicitación automática viene apagada en cada spa nuevo, y hay que encenderla a propósito con el WhatsApp conectado.
Ejemplo editable:
¡Feliz cumpleaños, @nombre! 🎂
En [nombre de tu spa] te deseamos un año lleno de cosas bonitas.
Este mes tienes [detalle que decidas] en tu próxima visita. ¡Te esperamos!
Si ofreces un detalle, que sea algo que de verdad puedas dar y que recepción conozca. Un regalo que nadie sabe aplicar genera más molestia que no dar nada.
7. El mensaje para recuperar a quien no ha vuelto
Las clientas que venían seguido y dejaron de venir son las más fáciles de recuperar: ya te conocen. En AgendaSpa se les escribe con una campaña de recuperación, que elige a quienes no han vuelto en los días que indiques. La campaña nace como borrador, puedes revisar a quién le tocaría con «Ver audiencia» antes de activarla, y los mensajes salen a un ritmo que depende de la antigüedad de tu número: uno recién vinculado empieza con 5 al día, y el techo, con 30 días o más, es de 30 al día.
Ejemplo editable:
Hola, @nombre 🌸 Hace tiempo que no te vemos en [nombre de tu spa].
¿Te gustaría agendar tu próxima cita? Respóndenos por aquí y te buscamos un horario.
Corto, sin presión y con una pregunta fácil de contestar. Evita los mensajes larguísimos con todo el menú de servicios: los mensajes masivos parecidos y frecuentes son justo lo que hace que WhatsApp desconfíe de un número.
Reglas de formato que sí importan
Estas reglas valen para cualquier mensaje que escribas:
- Negritas con un solo asterisco.
*así*se ve en negritas; con dos asteriscos llegan literales. - El nombre primero. Un mensaje que empieza con su nombre se abre más que uno genérico.
- Una idea por mensaje. El aviso informa, la encuesta pregunta, los cuidados cuidan. Mezclar todo en uno hace que no se lea nada.
- Dirección con mapa. La variable del mapa le ahorra a la clienta buscarte.
- La política, corta. Una o dos líneas en el aviso al agendar; el detalle, si te lo pide.
- Un número dedicado al spa. Los mensajes salen del WhatsApp que vincules; mejor el del negocio que el personal de la dueña.
- Prueba con tu equipo. No hay modo de prueba: cualquier cita con un teléfono real manda el mensaje de verdad.
- Revisa lo que salió. La pantalla de registros de WhatsApp guarda lo que se mandó, útil cuando una clienta dice que no le llegó nada.
Si estás por cambiar de sistema y tus clientas tienen teléfonos escritos de mil formas, empieza por limpiarlos: sin el teléfono bien capturado, ninguno de estos mensajes le llega.
Preguntas frecuentes
¿Puedo cambiar el texto de la confirmación con botones?
El texto de la encuesta lo arma el sistema con el nombre de la clienta, la fecha, la hora y la profesional, y los tres botones son fijos. Lo que sí se edita en Plantillas de Mensajes es el aviso al agendar, los recibos, el corte de caja y otros avisos.
¿Por qué mis negritas llegan con asteriscos?
WhatsApp usa un solo asterisco para las negritas: *así*. Si escribes dos, como en un documento, a la clienta le llegan los asteriscos tal cual y sin formato.
¿El mensaje de cumpleaños sale solo?
Puede salir solo, pero la felicitación automática viene apagada en cada spa nuevo y hay que encenderla a propósito. El mensaje, la imagen y la franja de horas se ajustan en la pantalla de Cumpleaños.
¿Puedo mandar una promoción a todas mis clientas de golpe?
Con una campaña, sí, pero no de golpe: los mensajes salen a un ritmo que depende de la antigüedad de tu número de WhatsApp, para cuidar que no lo bloqueen. Un número recién vinculado empieza con pocos mensajes al día.
¿Cómo pruebo un mensaje antes de mandarlo a clientas?
No hay modo de prueba: una cita con un teléfono real manda el WhatsApp de verdad. Para probar, agenda citas con los teléfonos de tu propio equipo y bórralas después.
¿Le llegan los mensajes en inglés a una clienta extranjera?
Si tu spa tiene activada esa opción, que se activa a pedido, en la ficha de la clienta se marca que lee en inglés y sus avisos, la confirmación y el recibo le llegan en inglés.