Comisiones de profesionales en un spa: cómo calcularlas

Primero, la regla: qué base y en qué momento

Las discusiones de comisiones casi nunca son por la cifra. Son porque nadie dejó claro sobre qué se calcula ni cuándo se gana. Antes de hablar de porcentajes, contesta estas cuatro preguntas para tu spa:

1. ¿Sobre qué base? El precio de lista del servicio, lo que de verdad se cobró (con promoción o descuento incluido) o un monto fijo por servicio que no depende del precio.
2. ¿En qué momento se gana? Cuando entra el dinero o cuando se atiende la sesión. En un spa sin paquetes da casi igual; con paquetes es la diferencia entre pagar todo el primer mes o repartirlo en seis.
3. ¿Qué pasa con lo que no se cobra? Cortesías, servicios que se repiten por una queja, sesiones de prueba.
4. ¿Cada cuánto se paga? Semanal, quincenal o mensual, siempre con corte en la misma fecha.

Escribe las respuestas en una hoja y entrégala a cada profesional al contratarla. Es el documento que vas a sacar el día que alguien diga «a mí me dijeron otra cosa». Lo que el sistema haga después solo tiene que seguir esa regla.

Por servicio cobrado o por sesión atendida

Estos son los dos momentos posibles, y en AgendaSpa tu spa elige uno para todo el negocio, no cobro por cobro.

Por servicio cobrado es el modelo por defecto: la comisión sale de lo que efectivamente entró. Es simple y la caja y la comisión siempre van de la mano.

Por sesión atendida es una configuración pensada para spas con paquetes de varias sesiones, como depilación por zonas o radiofrecuencia. La profesional genera su comisión cada vez que atiende, aunque ese día no se cobre nada, porque la clienta ya había pagado. En AgendaSpa la activamos a pedido; no es un interruptor que veas en la configuración.

Si vendes paquetes, el segundo modelo suele ser el más justo: si una profesional vendió el paquete y otra atendió cuatro de las seis sesiones, cada una gana por lo que hizo. Lo que cambia es tu flujo de efectivo: el dinero del paquete entra al principio y la comisión se va pagando conforme avanzan las sesiones, así que conviene no gastarse el anticipo del paquete como si fuera todo utilidad. En la guía de cómo vender paquetes de sesiones hay más sobre cómo armarlos.

Monto fijo por servicio o porcentaje

Además del momento, hay que decidir cómo se expresa la comisión.

Monto fijo por servicio. Cada servicio del catálogo lleva su comisión: por ejemplo, una cantidad por una zona chica de depilación, otra por una zona grande, otra por cada sesión de radiofrecuencia. Es el esquema más común en spas con personal empleado, porque la profesional sabe de antemano cuánto gana por servicio y una promoción no le cambia el ingreso. En AgendaSpa esa comisión fija se captura en cada servicio de Servicios y Precios, igual para cualquiera que lo realice, y el sistema la calcula sola.

Honorario por profesional. Cuando cada persona tiene un acuerdo distinto, se le da de alta su honorario: un porcentaje de lo cobrado, un monto fijo por servicio o «Clínica» cuando no comisiona (típico de la dueña que también atiende). Se pueden poner excepciones para servicios concretos, ligadas al catálogo, para que un servicio capturado con otro nombre no se quede sin comisión.

Una regla práctica: si usas porcentaje, define si se calcula antes o después del descuento. Si la clienta pagó con promoción, ¿la profesional gana sobre el precio de lista o sobre lo cobrado? Cualquiera de las dos es válida; lo que no funciona es decidirlo caso por caso.

Ejemplo de una quincena

Ejemplo con cifras inventadas para mostrar el cálculo (no son tarifas recomendadas ni de ningún spa). Una profesional en un spa que paga monto fijo por servicio, con estas comisiones: masaje relajante $120, facial $100, sesión de radiofrecuencia $150.

Ahora el mismo trabajo con los dos modelos de momento:

• Por sesión atendida: gana los $3,480, porque atendió las 29 sesiones.
• Por servicio cobrado: las seis sesiones de radiofrecuencia venían de paquetes pagados el mes anterior. En esta quincena no entró dinero por ellas, así que su comisión de esta quincena sería de $2,580, y los $900 se habrían contado cuando se cobraron los paquetes, aunque las sesiones se atendieran después.

Ninguno de los dos está mal. Lo que tiene que pasar es que la profesional sepa cuál usas y que el reporte que le entregas lo muestre igual cada quincena.

Lo que descuadra las comisiones: paquetes, anticipos y productos

Anticipos. Un anticipo aparta una cita futura. En AgendaSpa entra a la caja del turno en que se recibe, pero no marca la cita como atendida: el servicio todavía no ocurre. El día de la cita el cobro descuenta lo que ya dejó, y si lo pagó todo, ese día se registra el servicio sin cobrar nada. Tu regla de comisiones debería decir que la comisión se gana con el servicio, no con el anticipo.

Paquetes. La sesión de un paquete ya pagado no genera cobro ese día. Si tu spa comisiona por lo cobrado, esa profesional no verá nada nuevo por esa sesión; si comisiona por sesión atendida, sí. Esta es justo la razón por la que existen los dos modelos.

Sesiones que nadie marcó. En AgendaSpa, para marcar una cita como atendida hay que tener un cobro ligado o elegir el motivo (ya estaba pagado, cortesía, queda a deber…). Eso evita que un servicio hecho se quede fuera del reporte por olvido.

Productos. Si la profesional vende una crema o un sérum, ¿comisiona? Si sí, que la venta quede a su nombre. Con «Nueva venta» se cobra un producto o servicio sin cita y se elige quién hizo la venta, o «Clínica» si nadie debe comisionar. En el reporte de producción los productos aparecen junto a los servicios de cada profesional.

Una clienta, dos profesionales. Si el mismo día la clienta toma un masaje con una profesional y un facial con otra, haz un cobro por cada profesional. Así la comisión de cada una se calcula sobre lo suyo; si después la clienta pide factura, esos cobros se pueden juntar en una sola.

Dónde ver lo de cada profesional y cómo entregárselo

En AgendaSpa todo lo de comisiones vive en la caja y las comisiones por profesional:

• Caja del día. Con dos o más profesionales, una tabla muestra lo que cobró cada una en el turno. Si cada quien maneja su propio cajón, existe la opción de cajones de efectivo separados, cada uno con su fondo y su cuadre.
• Reportes Financieros → Producción. Es el reporte que más se usa para pagar. Tiene su propio selector de semana, quincena o mes y dos vistas: Resumen, con lo cobrado por profesional (servicios y productos) y la comisión calculada si usas comisión fija por servicio, y Detalle, con cada cita del periodo y su estado (asistió, no asistió…) sin montos, pensada para imprimir y entregar. Las dos se exportan a Excel.
• El aviso de servicios sin comisión. Si el motivo de una cita no coincide con ningún servicio del catálogo (un error de captura, texto libre), esa comisión no se cuenta y el nombre aparece listado aparte en Producción. El sistema no lo avisa por su cuenta: revisa esa lista antes de cada pago.

Una rutina que funciona: el día de corte imprimes el Detalle de cada profesional y se lo das para que revise sus sesiones. Si está de acuerdo, le pagas con el Resumen. Las dudas se resuelven sobre citas concretas, no sobre totales.

Checklist de comisiones sin discusiones

• La regla está por escrito: base, momento, qué pasa con cortesías y cada cuánto se paga.
• Todo el spa usa el mismo modelo (por lo cobrado o por sesión atendida).
• Si usas porcentaje, está definido si va antes o después del descuento.
• Cada servicio del catálogo tiene su comisión o cada profesional su honorario capturado.
• Las citas se marcan como atendidas el mismo día, con su cobro o su motivo.
• Cuando atienden dos profesionales a la misma clienta, hay un cobro por cada una.
• Las ventas de producto se registran a nombre de quien vendió.
• Antes de pagar, revisas la lista de servicios sin comisión en Producción.
• Cada profesional recibe su detalle de sesiones antes de cobrar.
• Si recibes propinas, tienes una regla aparte para ellas y no se mezclan con la comisión.

Una vez que las comisiones están claras, ya puedes meterlas al precio de cada servicio; eso se ve en la guía de cuánto cobrar por un servicio de spa.